Toda la normativa sobre este tema está a disposición en el sitio del Ministerio de Justicia de la Nación, en su Dirección Nacional de Protección de Datos Personales. A la fecha de redacción, el plazo de inscripción vencerá el 30/04/2006.  

  Es importante tener presente las definiciones de los artículos 1 y 2 de la Ley 23526.  También se destaca el hecho que este nuevo régimen afecta mucho más a los profesionales en Ciencias Económicas, que aquellos del área jurídica.

  Básicamente, toda empresa deberá registrar sus bases de datos, las cuales, en forma general, podrán ser:

  La definición de bases de datos agrupa, los archivos, los registros, la base o banco de datos, sea este manual, en papel, en cintas, o digital.  La definición del Art. 2° dice:

"Archivo, registro, base o banco de datos: Indistintamente, designan al conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento o procesamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización o acceso."

Incluso se considera como parte de una base de datos organizacional, al conjunto de datos que se tengan en papel, dentro de carpetas colgantes, por ejemplo, de acuerdo a las consultas realizadas a la Dirección Nacional de Protección de Datos Personales.  Otro ejemplo, es el archivo de datos de terceros en fichas.  Un ejemplo de archivo "para uso personal" puede ser una agenda telefónica, o una agenda de correos electrónicos, a la cual solo una persona tiene acceso.

  En definitiva, y como regla general, el objetivo es proteger a las personas ante aquellos que organizan bases de datos con sus datos personales, sensibles o no, y administrar un registro de responsables de bases de datos a los efectos de poder controlarlos, y derivar las acciones judiciales hacia ellos. La cuestión es que al legislarse, la definición fue tan amplia y abarcativa, que ingresan al sistema miles de empresa, profesionales, comerciantes, trabajadores independientes, industriales, prestadores de servicios varios, organismos del Estado, y organizaciones sin fines de lucro.  Esta Ley N° 23526 no hace más que legislar el art. 42 de nuestra Constitución Nacional.  Este sistema es el conocido "Habeas data".

  El responsable de la base de datos (término genérico que se definió en el Art. 2°) es a quien debe dirigirse una persona, para exigirle que modifique sus datos personales. En caso de que este no lo haga, el damnificado podrá presentar una denuncia para que se lo sancione y judicialmente se lo obligue a modificarlos. Ese responsable, también lo es de la seguridad que se exige para el mantenimiento de la base de datos manual o digital, para evitar robos, copias, hurtos, y situaciones similares. El responsable es quien debe vigilar el uso de la base de datos, su seguridad, y el acceso a ella por terceros.

  Se reitera, no es necesario que los datos estén procesados informáticamente, o su archivo sea digital.  Puede serlo o no.

Hay diferentes categorías de datos, y en el Art. 5° se citan los datos por los cuales no es obligatorio tener el consentimiento de las personas para guardarlos en archivos, registros o bases de datos.  De todas maneras, por el hecho de tener la base de datos, debe estar registrado el responsable, ante la Dirección Nacional de Protección de Datos Personales.

  Para los otros datos, como por ejemplo los denominados "sensibles", es obligatorio tener el consentimiento de su titular. En este último grupo, están todos los empleadores del país, y deberán informar a sus empleados los requisitos que le impone esta ley.    

Si es necesario transmitir datos a un tercero, como por ejemplo quien liquide los sueldos de una empresa, ambos deben ser solidarios por la seguridad de los datos, y quien relevó los datos debió informar a su titular(empleado), que los transmitirá con tal o cual fin, incluyendo los casos de información laboral exigida por el mismo gobierno, como es el caso de las declaraciones mensuales a la AFIP, a la Obra Social, al ANSES, y/o al Sindicato.  Por supuesto, solo podrá transmitirlos para ese fin. Debe haber un contrato entre ellos.

  Finalmente, el costo. En el ANEXO II se publica el Tarifario, el cual es largo y complejo de calcular. Se ha eximido, solo las inscripciones menores a 5.000 datos y encuadradas en el formulario FA-01.  Todos los demás tienen costo de inscripción, de modificación, de baja, y de renovación, éste último anual. El costo de inscribir una base de datos sensibles, como es el caso de los empleadores, se inicia con un básico de $150,00 y un adicional por registro denunciado. El costo de presentar las modificaciones, un costo básico de $75,00 más $0,125 por registro modificado.  La renovación anual del grupo de formularios FB, es idéntico al de inscripción.  Tiene un tope de $1.500,00 por formulario presentado.  Los formularios FF son para entidades sin fines de lucro.  En definitiva, no es un alto costo, pero tampoco es despreciable, y seguramente, entre otros casos, cambiará el costo de los servicios profesionales, en buena medida.

  No olvide que anualmente deberá renovar la inscripción, y ante reemplazo del responsable, por la causa que fuera, dicha novedad deberá informarse de inmediato a la D.N.P.D.P. y modificar las publicaciones, con el nuevo responsable.

Dr. Jorge E. SOSA GONZÁLEZ. Derecho de Autor s/ Propiedad Intelectual. Derechos reservados.30/03/2006. Actualizada al 23/05/2006.